文件管理制度

编号：HD-TR-G03 版本：B/0

1.      目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。 

2.      适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。 

3.      定义：公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、程序文件、指示通知、报告情况、交流信息的重要工具。  

4.      文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1 总裁办负责公司级别文件的编制、编号、发放、存档、更改、作废等管理工作。

4.2分公司和公司各部门负责本部门的文件编制、编号和发放，所有文件实行统一管理，在总裁办存档。 

5.      文件分类：公司的公文主要可分为以下几类： 

5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括制度、规定、流程。“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”和“流程”是对某项工作细化性操作程序的明确。

5.2工作通知：要求下级办理或需要共同执行的事项。 

5.3人事通知  适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 

5.4工作报告  适用于下级对上级进行工作汇报请示的行文。 

5.5会议纪要  适用于公司各级会议进行的记录的文件。 

5.6对外发函  适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。 

6.      文件格式：