文件管理制度

编号：HD-TR-G03 版本：B/0

1.      目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。 

2.      适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。 

3.      定义：公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、程序文件、指示通知、报告情况、交流信息的重要工具。  

4.      文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1 总裁办负责公司级别文件的编制、编号、发放、存档、更改、作废等管理工作。

4.2分公司和公司各部门负责本部门的文件编制、编号和发放，所有文件实行统一管理，在总裁办存档。 

5.      文件分类：公司的公文主要可分为以下几类： 

5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括制度、规定、流程。“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”和“流程”是对某项工作细化性操作程序的明确。

5.2工作通知：要求下级办理或需要共同执行的事项。 

5.3人事通知  适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 

5.4工作报告  适用于下级对上级进行工作汇报请示的行文。 

5.5会议纪要  适用于公司各级会议进行的记录的文件。 

5.6对外发函  适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。 

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。 

6.      文件格式： 

6.1公司所有文件采用A4竖版模式。

6.2文件首页顶部有公司徽标和中文名称。 

6.3文件由标题、发文字号、发文时间、正文、附件、签发人、批准人、主送（部门）、抄送（部门）等部分组成。

6.4发文字号包括公司、代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字按年度时间顺序排序。 

6.5.1公司级发文  辉电 总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文。

分公司和其他各部门发文为该部门为主要责任的工作文件，一般不具有全局性。 

6.5.2行政人事部发文  辉电 政字【XXXX】XXX号 

6.5.3财务部发文  辉电 财字【XXXX】XXX号 

6.5.4技术部发文  辉电 技字【XXXX】XXX号 

6.5.5销售部发文  辉电 销字【XXXX】XXX号 

6.5.6采购部发文  辉电 采字【XXXX】XXX号

6.6制度类和通知类文件，应加上“签发”项目和“批准”项目，由相关负责人手写签名。 其他类型文件保留“主送”和“抄送”项目。

6.7具体要求： 

6.9.1 文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

6.9.2 非公司级发文在标题上方加一行标注分公司或部门名称。

6.9.2 公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中。 

6.9.3文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范。

6.9.4 文件必须加盖公章。

7.    收文： 

7.1外单位来文均由总裁办指定专人收文，统一拆封、登记，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。  

7.2收文需复印一份并使用《上海辉电电力设备工程有限公司收文簿》统一存档；电子邮件来文打印一份存档。文件夹内设目录便于查找。 

8.    发文：

8.1发文执行公司发文流程，程序如下： 

拟稿人→核稿人→部门主管领导或分公司领导审核→公司主管领导（副、总经理）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→存档。 

8.2发文的形式可以是电子邮件（扫描或PDF）发送或者传真发送。

8.3发文需复印或扫描件，实行分类管理，统一存档。

9.    文书处理工作： 

9.1文书处理包括文件的发送、抄送、承办、签收、归档等程序； 

9.2公司实行统一的文件管理，专人负责，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为四个字，添加公司徽标和中文简称。如：管理制度、程序文件、会议纪要、公司证件、工作报告等等。文件夹内设目录便于查找。

9.3所有文件均同时电子存档备查，定期备份以防重要文件信息丢失。

10.附则

10.1本制度的最终解释权及修改权归上海辉电电力设备工程有限公司；制度的制定、解释、修改等工作由行政人事部负责。

10.2本制度自下发之日起生效。

上海辉电电力设备工程有限公司（盖章）