6.1公司所有文件采用A4竖版模式。

6.2文件首页顶部有公司徽标和中文名称。 

6.3文件由标题、发文字号、发文时间、正文、附件、签发人、批准人、主送（部门）、抄送（部门）等部分组成。

6.4发文字号包括公司、代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字按年度时间顺序排序。 

6.5.1公司级发文  辉电 总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文。

分公司和其他各部门发文为该部门为主要责任的工作文件，一般不具有全局性。 

6.5.2行政人事部发文  辉电 政字【XXXX】XXX号 

6.5.3财务部发文  辉电 财字【XXXX】XXX号 

6.5.4技术部发文  辉电 技字【XXXX】XXX号 

6.5.5销售部发文  辉电 销字【XXXX】XXX号 

6.5.6采购部发文  辉电 采字【XXXX】XXX号

6.6制度类和通知类文件，应加上“签发”项目和“批准”项目，由相关负责人手写签名。 其他类型文件保留“主送”和“抄送”项目。

6.7具体要求： 

6.9.1 文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

6.9.2 非公司级发文在标题上方加一行标注分公司或部门名称。

6.9.2 公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中。 

6.9.3文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范。

6.9.4 文件必须加盖公章。

7.    收文： 

7.1外单位来文均由总裁办指定专人收文，统一拆封、登记，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。  

7.2收文需复印一份并使用《上海辉电电力设备工程有限公司收文簿》统一存档；电子邮件来文打印一份存档。文件夹内设目录便于查找。 

8.    发文：

8.1发文执行公司发文流程，程序如下： 

拟稿人→核稿人→部门主管领导或分公司领导审核→公司主管领导（副、总经理）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→存档。