采购管理制度流程

编号：HD-TR-Y08 版本：B/3

一、目的

　　为了加强公司的采购管理，规范公司物资采购程序，进一步提高公司采购效率，依据公司实际情况制定本制度。 

二、适用范围

公司总部、总部各部门、各子公司（分公司），及采购专员。

三、工作职责

1. 公司所有项目物资、研发物料和技术服务的采购，由总部采购部统一询价定价、统一 采购。项目工程中发生的少量小额的零星物料采购（单次采购价格不高于人民币5000元）， 由总部采购专员邮件授权下属分子公司行政专员采购。

2. 公司固定资产的采购，由行政人事部负责询价定价，统一采购。

3. 公司各部门和分公司、办事处的日常采购，包括日常办公用品、后勤用品、劳防用品； （单次采购价格不高于人民币5000元）由行政人事部授权下属分子公司行政专员采购。

4. 采购部采购专员和行政人事部被授权实施采购行为的行政专员，为本次采购行为的采 购负责人。 所有的采购行为均应以本制度流程为依据开展工作。

四、采购方式

单一来源采购，指从特定的供应商处采购货物、工程和服务的方式，包括：定制采购、项目指定、框架协议等类型。

1.1 项目指定：因项目招标文件、经评审的技术、采购方案、项目试验选型报告等项目输  入文件，指定只能从特定唯一的供应商处采购。

1.2框架协议：是指经过询价、招标或竞争性谈判后，与某供应商建立长期合作关系，签  订战略合作协议或者框架采购协议，协议签订后通过订单方式直接采购的采购方式。

询价采购：指采购人向有关供应商发出询价要求，让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价单入采购合同档案管理。

2.1 公司规定，不受单一来源限制的采购，原则上均采用询价采购方式。包括项目采购、 服务采购、研发物料采购等，询价采购原则上应向不少于三家供应商发出询价要求， 并经公司采购部综合评比后确定最终供应商。。

2.2 项目工程中发生的少量小额的零星物料，日常办公用品、后勤用品、劳防用品和小额 的工具及耗材等物料采购，可以在网上商城，经性价比选择后择优采购。

招标采购：针对公司非单一来源受限的特大型项目，需要采购大批量、大金额的物料，采用招标或竞争性谈判采购的方式，降低采购成本。

五、采购流程

1. 项目采购

1.1 参照销售订单，销售部门先与仓储部门核对库存，确定需要采购的物料，各地ERP专 员提交请购单，审核批准后，总部采购启动采购流程。

1.2 采购部确定采购方式，确定厂家和价格，签订采购订单。

1.3 采购申请过程中，遇到新的物料，需首先申请在总物料清单库中增加编码和名称。

2. 库存采购

2.1 销售部门先与仓储部门核对库存，如需增加备料，邮件提交申请，分管副总经理级别 主管书面审批通过后，方可由ERP专员提交请购单。

3.日常采购

3.1针对公司各部门和办事处、分子公司的日常办公需求的采购，技术部门在工程中急  需的工具、耗材等采购，金额较小，由当地行政专员发起采购申请，提交预算，主管副总 经理批准后由当地行政专员遵照本采购管理制度流程采购。

4.固定资产采购

4.1各地行政专员邮件提交固定资产采购申请和预算，由主管副总经理审批同意后，由行政人事部或委托当地行政专员遵循本采购制度流程采购，并纳入固定资产管理。

5.研发物料采购

5.1 由研发部项目负责人邮件提交研发物料采购申请和预算，由主管副总经理审批同意后，由采购部专员遵循本采购制度流程采购。

6.服务类采购

6.1 由相关需求部门负责人邮件提交采购申请和预算，由主管副总经理审批同意后，由采购部专员遵循本采购制度流程采购。

7.采购需求变更或者取消，采购需求人要及时邮件、电话通知采购专员，避免错误采购，否则采购需求人有责任赔偿给公司造成的损失。

六、付款流程

1.采购负责人原则上要在到货并验收合格的条件下，进行财务结算。

2.采购负责人根据《采购合同》或采购订单确定付款时间、金额及方式。

3.采购负责人根据付款进度，提交《采购付款申请单》，部门主管/分公司总经理和公司主管副总经理审批，如果付款金额超过壹万元，需总经理审批。

4.项目采购和固定资产采购需以现金形式付款的。在《采购付款申请单》特别注明，同时 提交发票。

5.日常采购的付款，现金报销的填写《费用报销单》，其他支付方式的填写《费用付款申请单》。付款申请需同时提交发票。

6. 所有付款申请，在财务部审核通过后付款。

7.《采购付款申请单》由财务部负责存档并编制《采购付款汇总表》。

七、发票管理

1.采购负责人根据《采购合同》或其他采购形式的规定，负责索要发票。

2.采购负责人应当要求供应商开具符合要求的正规发票。

3.财务部接到发票后应立即进行发票登记，同时通知采购专员。

八、应付账款对账管理

1. 开展应付账款对账一般是应供应商的要求，采购专员应当认真积极应对；同时，在应付款单位没有要求对账的情况下，采购人员应当每月进行自我检查，重点检查应付款账面出现负数的项目和大额应付款的项目，主动联系供应商对账。

2. 公司规定每季度（最多半年），采购部配合财务部，与供应商对账一次。

九、采购部职责

1. 根据《供应商管理制度》建立供应厂商目录、商品价格信息记录，形成供应商及商品 信息库。降低采购成本并保证采购质量。

2. 根据销售、技术、行政、研发等部门的需求，严格控制供应商选择和甄选，保质保量、  按时按需采购公司所需物资。。

3. 最大限度降低采购成本。参考市场行情及过去采购记录或厂家提供的资料，精选三家

   以上的供应商进行询价、比价、议价。

4. 负责交货进度控制与督促，通知到货。

5. 负责跟踪来货检验情况，不合格货物做退货的处理。认真进行商品质量跟踪记录，作 为选择供应商的依据。

6. 付款管理及发票索取。

7. 采购合同及相关文档的存档和备份，采购合同及时上传合同管理系统。

8. 编制《采购信息汇总表》和工作报告。内容包括：各部门采购情况，采购物品的类别、 数量和金额；因错误造成的退货；供应商交货情况；质量情况；采购付款情况等。

十、采购专员行为规范

1. 严格遵守采购制度流程，按规定和流程办事。

2. 严格遵守公司反腐败、反贿赂规定，廉洁自律，不接受供应商礼金、礼品和宴请。

3. 采购过程中如遇到自身利益关联，与供应商有亲属关系或存在可能引起他人对采购行为独立性或公正性产生合理怀疑的任何事实或情况的，应主动向其上级提出并进行回避。

十一、监督与奖惩

1. 及时、准确、高效率、低成本的采购是采购专员的工作目标，计入采购专员的年度业 绩考核指标，与年终绩效奖金挂钩。

2. 采购部的所有采购行为，接受公司全体员工的监督，对违规行为，接受员工举报。

3. 经查实的违规违纪行为，或人为失误造成公司重大的损失，相关人员要承担相应的处 罚直至解除劳动合同关系，涉嫌犯罪的，该等行为将被移送司法机关。

十二、流程图：

十三、附则： 

1.本制度的最终解释权及修改权归上海辉电电力设备工程有限公司；制度的制定、解释、修改等工作由总裁办负责。

2.本制度自下发之日起生效，原版本自动失效。

上海辉电电力设备工程有限公司（盖章）