档案管理制度

编号：HD-TR-G12 版本：B/0

一、目的

为加强公司各类文档的规范化管理，实现各部门与档案管理部门之间有效合作，结合公司的实际情况，制定本制度。

二、范围

本制度适用于公司所有要求归档保存的文件、合同、证书等。本公司员工需要调用公司档案，应依据本制度办理。

三、定义

公司档案是企业管理的重要资料，各部门必须互相配合，做好公司档案的保管工作。公司档案包括销售合同、采购合同、员工档案、固定资产、资质奖励、财务文档、收发文件、流程文件等大类，简称“档案”。

档案保存

四、销售合同：在归档前必须集齐文件：销售合同原件、销售合同审批表、销售合同信息表、合同到货证明、合同验收证书。如合同有变更需要有销售合同变更申请表和销售合同变更协议。合同档案由总裁办专人保管。

五、采购合同：在归档前必须集齐文件：采购合同原件、采购合同审批表、采购合同信息表、到货签收件。如有合同变更需要有采购合同变更申请表和采购合同变更协议。合同档案由采购部专人保管。

六、销售合同和采购合同及对应相关流程文件在归档前，当地相关人员各自备份扫描件或复印件之后，再将文档原件递交总部归档保存。

七、员工档案：员工档案包含员工入职到离职期间的所有信息和过程文件。信息包括毕业证书、职称、专业证书复印件、身份证复印件、体检报告复印件、劳动手册或离职（退工）单、全本户口本复印件、员工照片以及电子照。过程文件包括《员工入职登记表》《员工入职培训表》《员工保管财产清单》《劳动合同》《解除劳动合同协议书》《员工离职交接单》等。员工档案由公司人事专员保管。

八、固定资产：公司各类固定资产登记造册建档，相关产权证书由专人保管。员工使用的办公用品个人负责保管，固定资产档案由行政人事部专人管理。

九、资质奖励：公司取得的各类资质证书、获奖证书、专利证书等原件，由行政人事部专人保管。

十、财务文档：公司章程、营业执照、税务证明、原始凭证、账册等财务相关文件由财务部负责保管。

十一、收发文件：公司对内文件的收发以电子版形式存放于内部网站。公司对外收发文件，收文原件和发文复印件，由总裁办专人保管。

十二、流程文件：公司业务流程中产生的需要存档的纸质文件，如出入库单等，由ERP专员做好备份扫描件或复印件，签字原件按季度递交到总部存档，由专人保管。

档案借阅

十三、公司档案原则上以扫描件或复印件形式对外借阅。

十四、如有特殊原因需调阅档案原件，必须通过邮件形式申请，邮件申请发送给相关档案管理人员，并抄送给本部门领导和相关部门总经理，经相关部门总经理邮件确认同意后，才能进行借阅流程。

十五、相关档案保管人员做好《档案借阅登记表》，并负责及时收回档案原件。

十六、借阅人员需妥善保管公司档案原件，不得遗失或损毁，一旦发生此类事件，作为重大违纪处理。

十七、2018年之前的合同或某些档案，当地未做扫描复印备份的，如遇特殊原因需要借阅原件或扫描件的，按第十四条通过邮件方式申请。

附则

十八、本制度的最终解释权及修改权归上海辉电电力设备工程有限公司；制度的制定、解释、修改等工作由行政人事部负责。

十九、本制度自下发之日起生效。

上海辉电电力设备工程有限公司（盖章）