费用报销管理制度

编号：HD-TR-G06 版本：B/1

一、目的

为规范财务管理，合理控制公司费用，适应公司持续稳健发展的需要，根据国家相关财税法规和公司财务管理制度，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于集团公司和下属各分、子公司。

三、费用的定义

费用的定义为：为公司经营或销售商品提供劳务发生的一切相关支出。

四、管理原则

公司各项费用支出管理以“真实合规、预算控制、分级管理”为原则，在因公必需、从严从俭、保障工作正常开展的前提下，尽量控制费用、压缩开支。

真实合规指各项费用开支所对应的经济业务必须合法合规、发票等单据必须真实准确。

预算控制指公司所有费用开支必须在公司批准的费用预算额度内；遇到预算编制前提变化等特殊情况需超预算开支的，必须事先办理预算追加手续；遇紧急情况，可由公司总经理批准先行支付再补办预算追加手续。否则，财务部不予支付。

分级管理指按照费用开支类型和每笔金额大小确定业务的重要性水平，根据重要性水平适当分级授权，逐级审批。

五、报销及审批流程：

1、公司高管的报销由财务会计审核，总经理审批后报销。

2、总经理助理的报销，归属于日常行政费用的由财务审核，主管副总审批后报销；归属于各区域销售费用的由财务审核，区域分管副总及总经理审批后报销 ；归属于公司总部的销售费用由财务审核，总经理审批后报销。

3、销售人员的报销由财务审核，分管副总及总经理审批后报销。

4、集团总部其他人员的报销由部门领导及主管副总审批，财务审核后报销。

5、集团总部直辖各区域，分、子公司人员的报销由各区域主管副总审批，财务审核，公司月度核算报销。具体流程为：

5.1 各区域，分、子公司行政助理（兼当地出纳）需协助财务部做好费用单据的整理及初审工作。

5.2 费用发生后，员工需即时在OA系统内提交《费用报销单》或《差旅费报销单》。

5.3 员工打印报销单，粘贴发票，递交行政助理初审发票。行政助理按公司的财务规定和报销规定初审，各区域主管副总审批通过后，将纸质报销单据邮寄到上海总部财务部，财务部审核无误后，公司统一付款至行政助理处。

5.4 行政助理负责将款项分发给具体报销的员工。

6、非集团总部直辖各分、子公司（包括研发中心）的人员报销，由各分、子公司总经   理审批，财务主管审核后报销。

六、费用报销管理规定

1、 经办人需持合法、有效的原始单据，经分项整理贴好，在OA系统上填写相应的费用    报销单或差旅费报销单，经财务部审核、最终审批人审核批准后办理报销和对外结算。

2、 报销单填写完成并提交后，将报销单打印，将对应的发票粘贴在报销单之后，以便财务审核，未经粘贴或粘贴混乱不符合规范的报销单据，财务有权拒收。 

3、用于报销的发票要求

3.1必须是从主管税务机关领购、印制的发票，包括增值税专用发票（以下简称：专用      发票），机动车销售统一发票，增值税普通发票（以下简称：普通发票），国税通用机打发    票，或者由财政部门监制仅供行政事业单位开具的行政事业收费收据。

3.2发票抬头应为公司的规范全称，不能使用简称。专用发票的抬头、税号、地址、开      户行及账号应当与公司开票信息一致。普通发票的抬头、税号应当与公司开票信息一致。  专用发票和普通发票出现公司名称、税号等纳税信息错误的，一经发现后退回。

3.3所开具的发票号码应与税控机打印出的号码一致，如有串号、错号视为无效发票；      所开具的发票内容打印缺失、遗漏、严重错位视为无效发票；发票上未加盖发票专用章、  或所加盖发票章与实际开票单位不符、模糊不清视为无效发票。如有以上发票，应退回重 开。 

3.4税务机关代开的普通发票无需加盖代开单位发票专用章，须加盖税务机关代开发票      专用章，否则无效；税务机关代开的增值税专用发票须在发票的备注栏上加盖代开单位发  票专用章。开票单位名称与发票专用章一致。

3.5电子发票与纸质发票具有同等法律效力。报销时使用电子发票，需注意两种版本格      式。旧版：电子发票票面上印有“货物或应税劳务、服务名称”的，“销售方”需加盖发票专 用章。新版：电子发票将“货物或应税劳务、服务名称”栏次名称简化为“项目名称”，取消  了原“销售方:（章）”栏次，即无需加盖发票专用章。以上两个版本的电子发票均为有效发  票。注意：报销电子发票必须同时提供源文件（PDF或OFD格式），并将源文件命名为“发 票号_开票日期”，上传至OA系统以便财务归档。

4、 增值税专用发票在报销时需单独提交报销单报销，不得与其他普通发票混在一张报销单上。专用发票粘贴时只需将发票联粘贴在报销单上，抵扣联无需粘贴，用别针夹在报销单后面即可，发票联和抵扣联的票面需保持整洁、无折痕、无破损。

5、招待费用的开支必须本着真实、合理、节约的原则，原则上公司高管及销售人员方可报销招待费；公司其他员工日常工作中确需要招待宴请的，需经主管领导事先同意，在一定的标准内据实报销；员工出差期间的招待宴请，需经主管领导事先同意，由员工随同《差旅费报销单》一起提交《费用报销单》报销。

6、餐饮招待费只需开具增值税普通发票。酒店住宿如有餐饮费发生，单独开具餐饮费普通发票，不得与住宿费开在同一张发票上。

7、公司车辆汽油费统一使用油卡充值，汽车维修及保养等费用需要事先申请。

8、日常采购（如办公用品及工程零星采购）须事先申请，具体流程请参见《采购管理制     度》。日常采购的报销，现金报销的填写《费用报销单》，非现金支付方式的填写《费用付 款申请单》。付款申请需同时提交发票。

9、日常采购必须单独提交报销单报销，物品采购不得与其他费用报销混在一张报销单上

七、差旅费用管理规定

1、出差的定义：员工因工作需要离开单位所在地的城市（市级行政管辖区域）到其他地     方工作，视为出差。

2、员工出差需要有经部门领导审批后的《派工单》或《商务派遣单》方可生效。

3、因工作需要出差到外地，凭《派工单》或《商务派遣单》填写《借款申请单》可预借     一定金额的差旅费。出差回来后凭单据在五个工作日内报销，否则不予新增借款,在一个  月以内未结清借款的,财务人员在发工资时从工资中结清借款。

4、差旅费报销，不仅要有合法的报销凭证及填写规范完整的《差旅费报销单》，还须关联    相应的《派工单》或《商务派遣单》以及用户签字的《派工工作纪录表》。

5、 出差报销按单次出差费用统计报销，不可将几次出差的费用混贴在一张报销单上。

6、出差住宿费最高限额及补贴标准：

注：根据出差地点不同，将出差地点分做一类地区（北京、上海、深圳、广州）、二类地    区（除一类地区外的各省会和直辖市）和三类地区（除一类、二类以外的其    他地区）。

7、出行标准：员工出差使用的交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具，火车仅限于硬     卧或硬座、动车高铁二等，夜间（从晚8点到次日早上7点，下同）在火车上乘坐6小时    以上，或者连续乘坐火车12小时以上，可以报销硬卧车票，否则只报销硬座或动车高铁  二等车票；特殊情况下需要乘坐飞机的，需事先征得主管领导同意。

8、交通费标准：员工出差补贴中已含20元/天的交通补贴。原则上员工出差不随意乘坐     出租车，如出差期间特殊情况必须乘坐出租车的，需有关领导批准后按实际发生额报销。     当天发生出租车费用的，扣除20元的出差补贴；出差由公司安排车辆的，在安排车辆期    间扣除20元的出差补贴。销售人员无交通补贴，经主管领导批准后按实际情况报销。

9、餐费标准：员工出差补贴中已含80元/天的餐费补贴，员工出差原则上不可宴请客户，  如确有需要，需提前请示主管领导方可宴请。宴请标准控制在人均50元以内，在标准内 按实报销，如特殊原因需要超标宴请的，需经主管领导特批。出差期间如报销了招待费用  的，扣除当日餐费补贴。销售人员无餐费补贴，招待费用经主管领导批准后在一定的标准 内据实报销。

10、 员工出差，在应由公司派车而公司无法派出车辆的情况下，经主管领导批准，开自     已车辆出行办公的，按每公里1.2元的标准报销油费（需提供油费发票），过路费实报实 销。

11、出差补助时间计算标准：员工出差当天返回的，出差时间不足12小时按半天计算，     超过或含12小时按全天计算（以出发和返回到达时间为准）；员工出差超过一天在外住宿    的，出发日以飞机、火车等交通工具的法定出发时间为准，当日下午18:00（含）以前出  发的，按一天计；当日下午18:00以后出发的，按半天计。返回到达日按一天计。

12、员工休息日（周六和周天）出差的，计加班（8小时封顶），公司给予调休假，同时按   出差标准补助；员工法定节假日出差的，计加班，公司按三倍给予调休假，同时按出差标     准补助；（法定节假日指: 劳动节1天，清明 1天，端午节1天，中秋节1天，国庆节3 天，元旦1天及春节3天，共计11天）。员工工作日出差的，享受出差补助，出差期间不   计加班。

13、外出学习、培训、参加会议等出差，如果由集体统一安排交通和食宿的，不享受任何补贴。

14、出差期间产生的公务费，如快递费、打印费、复印费、传真费等费用据实报销。

15、差旅费用必须凭借真实合法有效的发票才可报销，无发票原则上不予报销；如特殊情况确实不慎将长途车票、火车票、过路费或住宿费的发票丢失，在能够确认出差行为真实性的前提下，需依据《工程派工单》或《商务派遣单》，附《情况说明》并由区域主管副总签字确认后，按照实际发生费用的80%进行报销。

16、员工出差应选择最近路线，对无正当理由停留或绕道的，不予报销由此发生的一切费用。

17、公司高管（职级E）出差按实际发生额报销，不享受任何补贴。

八、其他规定

1、原则上员工报销不可跨月度，每月报销一次，特殊情况下需部门领导同意，但不能超过一个季度（三个月）。跨年度的发票原则上不予报销，确因特殊情况当年无法及时报销的，经主管领导及财务审核批准并提交书面情况说明后准予报销，但最迟不能超过次年1月15日。

2、报销的时间要求：

2.1 集团总部及直辖各区域：上海属地的人员报销需在每月28日之前将报销单据交到 财务部，其他属地的人员报销需在每月25日之前将报销单据寄到上海总部，以便及时审    核报销。

      2.2 其他独立核算的集团总部非直辖子公司按子公司的的实际情况确定具体的报销时  间。

3、为了分清责任，进行部门及区域核算，不同岗位人员的报销费用不得混淆在一张报销单上，每个人只能报销自己权限范围内的费用。

4、对所有报销内容，相关审批人员必须就其真实性、合理性及必要性结合公司各项规章制度进行审核审批；对所有报销票据，财务部门有权依据相关法规及内部财务管理制度通过各种渠道查询其是否真实合法。

5、员工应按照实际费用发生的情况，提交真实的《费用报销单》或《差旅费报销单》，严    禁虚报。一旦查实有虚报的情况，属于重大违纪，第一次违纪，全公司通报批评，罚款2000      元。第二次违纪，开除处理。

九、附则

1、本制度的最终解释权及修改权归上海辉电电力设备工程有限公司；制度的制定、解释、修改等工作由财务部负责。

2、本制度自2022年1月1日起生效，原《费用报销管理规定》和《员工出差管理规定》自动失效。

   上海辉电电力设备工程有限公司（盖章）

   2021年12月20日