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采购专员岗位说明书
来源:
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作者:huidian
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发布时间: 2019-01-11
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| 所属部门 | 综合运营部 | 岗位名称 | 采购专员 | ||
| 直属主管 | 综合运营部经理 | 工作地点 | 总部 | ||
| 直属下级 | 无 | 岗位分析日期 | 2019年1月 | ||
| 工作概述：采购询价、请购单的确认、供应商下单、采购合同的签订、采购信息表的编写、公司ERP系统的相关操作、合同的归档、采购过程中发货情况的跟进、采购发票的取得和统计、采购付款和登记、电子钥匙的办理、领导安排的其他工作 | |||||
| 工作职责 | |||||
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职 责 一 |
1.概述：采购询价 | ||||
| 工作内容 | 1.1采购前，各地销售经理将需要采购的货物提供给采购专员，采购专员利用已有的各供应商渠道咨询报价 | ||||
| 1.2遇到从未采购过的货物，采购专员可以重新寻找供应商 | |||||
| 1.3汇总询价报价表，做出相应的价格比对。 | |||||
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职 责 二 |
2.概述：请购单的确认 | ||||
| 工作内容 | 2.1走费用报销处理的采购，通过邮件形式下单，请购内容以纸质请购单为准 | ||||
| 2.2销售部门在ERP中提交请购单后，采购专员审批后及时与请购人员进行信息确认（对应销售合同信息，货物参数信息，货期，地址，是否指定厂家等） | |||||
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职 责 三 |
3.概述：供应商的下单 | ||||
| 工作内容 | 3.1确认货物信息无误，与供应商沟通，及时下单备货，协调货期 | ||||
| 3.2采购过程中遇到退货等突发问题，及时与供应商和请购人员协调，最终的协调结果及时告知主管 | |||||
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职 责 四 |
4.概述：采购合同的签订 | ||||
| 工作内容 | 4.1核查合同重要信息：货物名称，价格数量，供货日期，付款方式等。若合同与请购单有不同，需查明原因 | ||||
| 4.2合同最终版本由主管审批后，签订采购合同，并依据合同要求打印、盖章、邮寄或扫描、传真 | |||||
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职 责 五 |
5.概述：采购信息表的编写 | ||||
| 工作内容 | 5.1合同签订后（以我公司盖章为准），即刻填写采购信息表（时间，供应商名称，金额，采购内容等信息），后续合同发生开票及付款情况，也需及时更新信息，以方便以后查阅 | ||||
| 5.2更新后的表格需发送给主管做登记，并将《采购合同信息表》输入OA系统 | |||||
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职 责 六 |
6.概述：公司ERP系统的相关操作 | ||||
| 工作内容 | 6.1在ERP系统中参照请购单做采购订单，协同到OA系统审批 | ||||
| 6.2在ERP系统中做采购发票，然后同时要在OA系统里提交采购付款申请 | |||||
| 6.3在OA系统里填写采购合同信息表 | |||||
| 6.4在ERP系统内做到货单，各地ERP专员审批后可以凭到货单做货物的入库 | |||||
| 6.5供应商维护，及时添加新的供应商信息 | |||||
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职 责 七 |
7.概述：合同的归档 | ||||
| 工作内容 | 7.1电脑归档：电脑上储存的合同word版及扫描件均要按照签订日期存放文件夹内 | ||||
| 7.2文本归档：签订的纸质合同需按照编号顺序放入文件袋内保存 | |||||
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职 责 八 |
8.概述：采购过程中发货情况的跟进 | ||||
| 工作内容 | 8.1合同签订后，要求供应商发货时提供物流单号，单号分享给对应的请购人员和仓管，及时安排仓库收货 | ||||
| 8.2直发到客户的货物需对方提供签收单作为付款凭证 | |||||
| 8.3若超过供货期对方还未发货，要及时告知请购人员货物情况，方便工程做工期调整 | |||||
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职 责 九 |
9.概述：采购过程中发票的取得 | ||||
| 工作内容 | 9.1根据各供应商的实际情况，及时取得发票 | ||||
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职 责 十 |
10.概述：采购发票的统计 | ||||
| 工作内容 | 10.1采购发票收到后，采购专员做第一手统计，编入采购信息表内，作为合同的付款凭证之一 | ||||
| 10.2交付主管登记后，再交给财务 | |||||
| 10.3同时，ERP内完成发票提交，财务每月核账，需要当月度进项票金额准确 | |||||
| 10.4每月月末，财务会提供本月进项发票总额，需协助财务做当月进项票核对 | |||||
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职 责 十 一 |
11.概述：采购付款 | ||||
| 工作内容 | 11.1以主管付款通知为准提交付款 | ||||
| 11.2零星采购：以销售是否回款，货和发票是否到为依据，安排付款 | |||||
| 11.3重要供应商：根据合同签订内容安排款项 | |||||
| 11.4 ERP系统填写付款申请单：填写时注意销售合同信息补全，备注内容及付款金额的准确 | |||||
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职 责 十 二 |
12.概述：付款登记 | ||||
| 工作内容 | 12.1实际的付款情况以财务单据签字单据为准，录入采购信息表 | ||||
| 12.2单据登记完后归还财务 | |||||
|
职 责 十 三 |
13.概述：领导安排的其他工作 | ||||
| 工作内容 | 13.1完成领导安排的其他工作 | ||||
| 任职资格 | |||||
| 教育水平 | 大专及以上学历 | ||||
| 专业 | 通信和计算机专业优先 | ||||
| 经验 | 1年以上采购岗位工作经验 | ||||
| 技能技巧 | 熟练运用OFFICE等办公软件 | ||||
| 工作仔细认真、责任心强、为人正直 | |||||
| 具备较强的书面和口头表达能力 | |||||
| 具有较强的人际沟通、协调能力，团队意识强 | |||||
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