项目执行管理流程

编号：HD-TR-Y01 版本：B/0

一、目的

规范公司项目执行管理，保证公司项目从签订合同到最终收款的各个环节得到有效控制。依据公司实际情况制定本流程。

二、适用范围

公司所有合同项目的执行，针对公司所有业务相关部门。

三、角色与职责

     3.1 销售部门（各大区业务部门）

²  专人担任ERP专员，同时负责当地仓管。

²  同客户签署销售合同，合同文本交运营部审核，满足公司集成资质评审要求的合同文本和清单格式。月度提交汇总表。

²  将《销售合同信息表》录入OA合同管理系统，提供U8物料清单。

²  合同录入ERP销售订单。

²  各地ERP专员提交普通采购《请购单》。

²  货物发到分库房的，各地ERP专员根据采购部的《到货单》负责收货提交《入库单》。

²  根据项目进展，各地ERP专员提交《发货单》申请发货。

²  《发货单》审批通过后，各地ERP专员发货，然后提交《出库单》。

²  各地ERP专员负责公司属地库房的物料出入库和库存管理。参照公司《仓储管理制度流程》执行

²  库存管理中领料，借出等业务执行，提交OA《借出借入申请单》和《其他出入库单》。

²  销售负责在OA系统中提交开票申请单，财务反馈后按照实际发票号ERP提交销售发票。

²  销售负责在项目进行过程中，负责必要的客户协调沟通工作。

²  销售负责在项目各个阶段回款催收，回款提交《销售合同到款登记表》财务部核销。

3.2 采购部

²  采购部根据各地发起的《请购单》，发起采购订单。参照公司《采购管理制度》

²  采购部通知到货，发《到货单》。

²  ERP系统中提交采购发票。

²  ERP系统中提交《采购付款申请单》。

²  采购部将《采购合同信息表》录入OA合同管理系统。

²  总部仓储专员负责总仓物料的保管，公司所有仓库入库和出库的管理。参照公司《仓储管理制度流程》执行。

²  仓储专员（含各地仓管）根据《发货单》的要求发货，安排物流运输到现场。

3.3 技术部

²  货物发至现场组织用户开箱验收，OA系统提交《到货证明》。

²  工程经理根据项目要求安排时间，OA系统发出《工程派工单》安排人员进行项目施工。

²  工程经理跟踪项目施工情况，确认《工程回执》。有多个子工程的项目，子工程结束后OA系统分别提交《验收证书》。

²  单一项目整体完工后，组织项目竣工验收，OA系统提交《验收证书》。

²  《到货证明》《验收证书》正本即时邮寄上海总部运营部存档。

²  项目工程，设备维护期间的业务执行。参照《技术部管理制度流程》执行。

²  根据项目需要负责和用户的沟通。

²  协助销售部门进行部分现场的商务活动如项目收款等。

3.4 财务部

²  采购付款

²  销售收款（按照合同项目核销）

²  根据销售部《开票申请单》要求的具体形式开具发票，反馈开票具体信息。

²  项目成本审核与控制。

四、工作流程

4.1 销售部门签订销售合同，事先经运营部审核满足集成资质要求的合同文本和清单格  式。将《销售合同信息表》录入OA合同管理系统，提供物料清单。同时输入ERP订单。

4.2 销售部门根据项目进展情况，发起物料请购。事先须与仓储部核对库存。

4.3 采购部发起采购，《采购合同信息表》录入OA合同管理系统。

4.4 物料到货采购部发《到货单》通知，各地ERP专员确认并组织人员收货验货。

4.5 各地ERP专员（仓管员）收货后，提交《入库单》。

4.6 技术部或销售邮件书面通知当地ERP专员发货需求，由ERP专员提交《发货单》。

4.7 总部仓储确认后，仓管发货，以《发货单》为准，安排物流发运现场。发货后ERP专   员提交《出库单》。

4.8 技术工程部组织到货开箱验收，系统提交《到货证明》。

4.9 技术工程部组织安排设备安装调测。

4.10 项目整体竣工后，系统提交《验收证书》。

4.11项目执行阶段中，销售部门OA提交开票申请。

4.12财务部开票后，反馈发票信息，各地ERP专员系统提交销售发票。财务部复核。

4.13项目执行阶段中，采购部ERP提交采购发票。财务部复核发。

4.14项目执行阶段中，采购部ERP提交采购付款申请，财务部复核后付款。

4.15 销售部门负责最终合同收款，填写《销售合同到款登记表》，财务部核销。

4.16 销售和采购订单的修改，在OA系统提交申请，审批通过后，运营部执行。

五、项目执行流程图 

六、ERP及OA系统执行示意图

七、附则

1.本制度的最终解释权及修改权归上海辉电电力设备工程有限公司；制度的制定、解释、修改等工作由总裁办负责。

2.本制度自下发之日起生效。

上海辉电电力设备工程有限公司（盖章）