合同管理制度

编号：HD-TR-Y02 版本：B/0

一、目的

为加强合同管理，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

二、范围

公司对外签订的各类合同一律适用本制度。

三、定义

合同管理是企业管理的一项重要内容，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，有积极的意义。各有关部门必须互相配合，共同努力，做好公司的合同管理工作。

合同签订

四、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。

五、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。

六、签订销售合同贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则，采购合同贯彻“价廉物美、择优签约”的原则。

七、合同一律用书面格式，尽量采用统一的经公司管理层批准的合同文本及合同清单格式。

八、合同对各方当事人权利、义务的规定明确、具体，文字表达清楚、准确。

九、任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

十、公司采购合同由公司采购专员负责签订；销售合同由公司业务部门负责签订，具体为各分

公司和渠道销售部在各自授权范围内负责销售合同的谈判和签订。

合同审查批准

十一、合同在正式签订前，相关人员需填写《合同审批表》，经合同审批流程后，方能正式签订。合同签订后，销售助理和采购专员分别负责及时将销售和采购的《合同信息表》和主要文件上传合同管理系统。

十二、公司采购合同由采购专员提交，采购部、财务总监和主管副总经理审批。公司销售合同由公司各销售部门销售助理提交，各部门主管、财务总监和采购审批。重大项目合同报总经理批准。

合同履行

十三、合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

十四、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。集成项目的销售合同以集成技术服务完结后取得《验收证书》为准，软硬件销售的合同以取得《到货证明》为准。工程服务、技术服务的销售合同以服务完结价款收到为准。所有采购合同以价款结清为准。

十五、总经理、副总经理、财务部及分公司和有关部门负责人应随时了解、掌握公司各类合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

合同变更解除

十六、在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

十七、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。

十八、变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理相关的手续。相关人员应及时填报提交《销售订单变更申请表》或《采购订单变更申请表》。

十九、变更、解除合同的手续，应按合同约定条款和本制度规定的审查批准程序执行。

二十、变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、邮件等），口头形式一律无效。

二十一、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。

二十二、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

二十三、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。

合同纠纷处理

二十四、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本制度规定妥善处理。

二十五、处理合同纠纷的原则是：

1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。

2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。

二十六、合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。

二十七、对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。

二十八、对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。

二十九、对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。

三十、 在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。

三十一、合同纠纷处理或执行完毕的，应及时将有关资料汇总、归档至总裁办。

合同管理

三十二、公司对合同实行专人负责、统一编号、统一存档的管理制度。公司销售合同由总裁办专人保管，建立合同档案；销售合同同时在销售部门复印件存档备查。公司采购合同由采购部专人保管。

三十三、公司各类物资的采购合同，统一编号，编号方法为“C年月顺序号”。如：C2016001 (2016年001号采购合同)

三十四、公司各类业务的销售合同，由各地分公司和渠道销售部在各自的业务授权范围内各自负责，统一编号，编号方法为 “X省份缩写年份顺序号”。如：XSH2016001  (上海2016年001号销售合同)。

三十五、合同签订后，各部门、分公司要专人负责填写《合同信息表》并将合同文本清单一起上传合同管理系统。合同原件递交总部存档。未收到销售合同正本的，原则上不予开票。未收到采购合同正本的（如果有），原则上不予付款。

合同订单修改

三十六、销售合同修改，销售部门提交《销售订单变更申请表》，领导审批同意后，运营部在系统中修改销售订单。内部原因造成的，运营部直接修改；外部原因造成的，与买方签订合同修改协议书，销售部门填写《销售合同信息表》，上传变更清单和协议书。

三十七、采购合同修改，采购部门提交《采购订单变更申请表》，领导审批同意后，运营部在系统中修改采购订单。内部原因造成的，运营部直接修改；外部原因造成的，由采购部门和供应商协商，签订合同修改协议书，采购部门填写《采购合同信息表》，上传变更清单和协议书。

附则

三十八、本制度的最终解释权及修改权归上海辉电电力设备工程有限公司；制度的制定、解释、

修改等工作由总裁办负责。

三十九、本制度自下发之日起生效。

附件：《销售合同审批表》、《采购合同审批表》、《销售合同信息表》、《采购合同信息表》

《销售订单变更申请表》、《采购订单变更申请表》

上海辉电电力设备工程有限公司（盖章）